§ 2.3Lohn und Gehalt

Lohn- und Gehaltsabrechnung, termingerecht.

Wir erstellen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen termingerecht und zuverlässig, inklusive aller Meldungen, Nachweise und prüfungsrelevanten Unterlagen. Darüber hinaus beraten wir Sie umfassend zu allen Fragen rund um Lohn, Gehalt und Personal.

Unsere Leistungen umfassen unter anderem

Bitte informieren Sie uns rechtzeitig über Änderungen, damit wir diese vor dem nächsten Abrechnungslauf berücksichtigen können.

01Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
02Übermittlung von Beitragsnachweisen und Lohnsteuer-Anmeldungen
03Erstellung individueller Auswertungen
04Bescheinigungen, z. B. für Wohngeld, Krankenkasse oder Arbeitsagentur
05Berechnung von Arbeitgeberkosten bei Neueinstellungen oder Gehaltserhöhungen
06Beratung bei Arbeitszeitänderungen
07Beratung zu Gehaltsoptimierung und steuerfreien bzw. pauschal versteuerten Extras

§ 2.3.1Ihre Mitwirkung

Digital und unkompliziert.

Für eine fristgerechte Abrechnung benötigen wir Ihre Angaben möglichst frühzeitig. Bitte sammeln Sie keine Änderungen, sondern übermitteln Sie diese zeitnah über DATEV Personal.

Für Neueinstellungen lassen Sie bitte den Personalfragebogen in DATEV Personaldaten vollständig ausfüllen. Die aktuellen Formulare finden Sie bei DATEV oder auf den Internetseiten der Minijobzentrale.

Zu DATEV Personal

Fristenhinweis

20.

Spätestens zum 20. des Monats benötigen wir Ihre Angaben zu Arbeitszeiten, Zuschlägen, Sonderzahlungen und Ähnlichem.

Nur so können wir die Beitragsnachweise rechtzeitig übermitteln. Im Februar und Dezember möglichst einen Tag früher.

§ 2.3.2Arbeitgeberpflichten

Wichtige Arbeitgeberpflichten in der Personalführung.

Sofortmeldungen in bestimmten Branchen

In den folgenden Branchen besteht eine Pflicht zur Sofortmeldung an die Deutsche Rentenversicherung. Bitte legen Sie Neueinstellungen unverzüglich in DATEV Personaldaten an, damit wir die Sofortmeldung für Sie übermitteln können.

Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderung
Spedition, Transport und Logistik
Schaustellergewerbe
Gebäudereinigung
Forstwirtschaft
Fleischwirtschaft
Sicherheitsdienste
Messebau

Wichtig

Arbeitnehmer dieser Branchen müssen einen gültigen Ausweis mitführen. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter schriftlich darauf hinweisen und den Hinweis aufbewahren.

Verspätete Sofortmeldung: bis 25.000 €
Verstoß gegen Mitführpflicht: bis 5.000 €

Tarifverträge

Bitte prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen an einen Tarifvertrag gebunden ist. Sozialversicherungsprüfer können Beiträge auf tariflich geschuldetes, aber nicht gezahltes Entgelt nachfordern, und das kann sehr teuer werden. Eine Prüfung der Tarifgebundenheit können wir nicht übernehmen.

Gesetzlicher Mindestlohn

13,90 €pro Stunde seit dem 1. Januar 2026

Seit dem 1. Januar 2026 gilt bundesweit ein Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde. Die Zollverwaltung kontrolliert die Einhaltung des Mindestlohns, einschließlich der Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 500.000 € geahndet werden.

Dokumentationspflichten

2 JahreAufbewahrung der Arbeitszeitaufzeichnungen

Für Minijobber sowie für Branchen nach § 2a SchwarzArbG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach 7 Tagen aufgezeichnet und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Eine Vorlage zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten finden Sie in der DATEV-Hilfe oder auf der Seite der Minijobzentrale.

Entsendung ins Ausland (A1-Bescheinigung)

Bei jeder, auch kurzfristigen, Tätigkeit im EU-Ausland ist vorab eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Bitte informieren Sie uns rechtzeitig, damit wir den Antrag elektronisch über das Lohnprogramm stellen können.

Digitaler Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft

Seit 2017 ist der digitale Lohnnachweis verpflichtend. Bitte teilen Sie uns die Daten Ihrer Berufsgenossenschaft mit, also Mitgliedsnummer und PIN.

Ausgleichsabgabe für schwerbehinderte Menschen

31. Märzjährliche Anzeige ab durchschnittlich 20 Arbeitsplätzen

Arbeitgeber mit durchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen jährlich bis zum 31. März eine Anzeige über die Erfüllung der Beschäftigungspflicht abgeben (IW-Elan).

§ 2.3.3Informations- und Meldepflichten

Weitere Informations- und Meldepflichten des Arbeitgebers.

Betriebliche Altersvorsorge: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer über die Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge informieren und Entgeltumwandlungen ermöglichen. Bitte lassen Sie sich hierzu beraten, da Arbeitgeber haftungsrechtlich in der Verantwortung stehen.
Hinweis bei Kündigung: Arbeitnehmer müssen sich nach Erhalt einer Kündigung unverzüglich bei der Agentur für Arbeit melden. Wir empfehlen, diesen Hinweis in jede Kündigung aufzunehmen.
Meldung werdender Mütter: Der Arbeitgeber muss die zuständige Aufsichtsbehörde sofort über eine Schwangerschaft informieren.
Aushangpflichten: Bestimmte Gesetze müssen im Betrieb in aktueller Fassung ausgehängt oder digital zugänglich gemacht werden. Verstöße können mit bis zu 2.500 € geahndet werden.
Minijob: Befreiung von der Rentenversicherungspflicht: Arbeitgeber müssen Minijobber über die Rentenversicherungspflicht informieren. Für die Befreiung ist der entsprechende Antrag der Minijob-Zentrale zu verwenden.
Meldung von Arbeitsunfällen: Arbeitsunfälle mit mehr als 3 Tagen Arbeitsunfähigkeit sind der Berufsgenossenschaft zu melden, schwere oder tödliche Unfälle sofort.